Xây dựng “Talent pool” cho doanh nghiệp bằng phần mềm quản lý nhân sự

Thông thường, mỗi khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu tuyển dụng một vị trí nào đó, phòng nhân sự mới bắt đầu soạn thảo các yêu cầu tuyển dụng và đăng tải trên các phương tiện thông tin như website công ty, mạng xã hội hay các trang mạng chuyên về đăng tin tuyển dụng. Vì vậy, sẽ phải mất một khoảng thời gian từ lúc đăng yêu cầu tuyển dụng cho tới khi các ứng viên tiếp nhận được thông tin và tham gia ứng tuyển. Phương pháp này khá truyền thống và đang được hầu hết các doanh nghiệp áp dụng, tuy nhiên lại có nhược điểm là bị động, tốn thời gian hay không đủ số lượng ứng viên đề ra. Để khắc phục điều này, bên cạnh cách thức truyền thống, các nhà tuyển dụng ngày nay đã kết hợp áp dụng chiến lược tuyển dụng mới là xây dựng “Talent pool” bằng phần mềm quản lý nguồn nhân lực.

1. Talent pool là gì?
“Talent pool” là tên gọi một cơ sở dữ liệu bao gồm thông tin về một nhóm người có năng lực và tay nghề phù hợp với các vị trí trong doanh nghiệp, nhằm mục đích cung cấp nguồn ứng viên mỗi khi doanh nghiệp bỗng nhiên thiếu hụt hoặc có nhu cầu tuyển dụng một vị trí cụ thể, đó có thể là những người đang tìm kiếm công việc, đang làm việc tại một doanh nghiệp khác hay sinh viên sắp ra trường..vv. Thay vì chỉ chờ đợi ứng viên tìm đến mỗi khi cần tuyển dụng, nhà tuyển dụng có thể chủ động liên hệ với những ứng viên phù hợp có sẵn trong Talent pool của mình. Đây là phương pháp thiết yếu nhằm giảm bớt chi phí và thời gian tuyển dụng, cũng như giảm thiểu tối đa nhưng ảnh hưởng và tổn thất do tình trạng thiếu nguồn nhân lực gây ra.


2. Tôi có thể tìm kiếm nguồn xây dựng Talent pool ở đâu?
Vậy đâu là điểm tốt nhất để bạn bắt đầu tìm kiếm và tập hợp những nguồn lực tiềm năng cho doanh nghiệp? Hãy cân nhắc đến danh sách những nguồn được nêu ra dưới đây:

- Ứng viên cũ: Hãy nghĩ đến những ứng viên đã lọt đến vòng cuối nhưng sau đó đã bị loại sát nút bởi một ứng viên thích hợp hơn? Đừng chỉ cảm ơn và sau đó ném đi thông tin của họ, hãy thêm họ vào danh sách ứng viên tiềm năng.
- Hồ sơ trực tuyến: Hiện có rất nhiều website được thành lập nhằm kết nối giữa nhà tuyển dụng và những người có nhu cầu tìm việc như careerbuilder.vn, vietnamworks.com, careerlink.vn ..vv. Những website này khuyến khích người dùng cá nhân tạo hồ sơ trực tuyến ngay trên trang. Việc của bạn đơn giản là lên mạng và thu thập những thông tin từ các ứng viên đáp ứng đủ tiêu chuẩn với doanh nghiệp.

- Ngành truyền thông: Đọc tạp chí và các trang web để tìm ra những người có năng lực. Nếu bạn đọc được thông tin về một dự án hấp dẫn trong lĩnh vực bạn quan tâm, hãy tận dụng các công cụ tìm kiếm và mối quan hệ để có được thông tin của những cá nhân tham gia dự án đó.

- Các chương trình tập sự: Hiện có thể thấy rất nhiều doanh nghiệp đang triển khai các chương trình làm việc tập sự trong một khoảng thời gian, chủ yếu dành cho đối tượng sinh viên mới ra trường, có thể kể đến Unilever future leaders program 2015 , Quản trị viên tập sự Suntory Pepsico 2015, Zalora global management trainee programs, chương trình quản trị viên tiềm năng ACB 2015...vv. Đây là nguồn có nhân lực trẻ đầy tiềm năng bạn có thể bổ sung vào “Talent pool” của mình.

3. Làm thế nào để tôi lưu trữ và quản lý được Talent pool?
Bài viết xin giới thiệu cho các bạn một công cụ hữu ích để lưu trữ và quản lý “Talent pool”: Phần mềm quản lý nguồn nhân lực | SINNOVA-HRMS. Ngoài những tính năng ưu việt có trong phần mềm như hồ sơ nhân sự, chấm công, tiền lương, bảo hiểm,... SINNOVA-HRMS còn tích hợp thêm module "Tuyển dụng" giúp công tác tìm kiếm, sàng lọc và lưu trữ ứng viên của doanh nghiệp trở nên đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết.

Những gì mà bộ phận nhân sự cần làm chỉ là thu thập thông tin về các ứng viên và lưu trữ nó lên hệ thống. Phần mềm hỗ trợ đa dạng các trường thông tin liên quan đến ứng viên, từ những thông tin cơ bản như tên, tuổi, quê quán, số điện thoại, email đến các thông tin liên quan đến kinh nghiệm và trình độ, vị trí ứng tuyển của ứng viên. Hệ thống còn cho phép bổ sung và lưu trữ các tài liệu liên quan đến ứng viên như CV, bằng cấp, chứng chỉ,...

Khi bạn cần tìm kiếm hồ sơ ứng viên, hệ thống sẽ tự động lọc theo các điều kiện mà bạn quan tâm như vị trí, chức vụ, chuyên ngành, học vấn,... để đưa ra một danh sách những ứng viên có tiềm năng nhất. Với cách thức lưu trữ này, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí mỗi khi công ty có nhu cầu tuyển dụng.

Như vậy, bằng cách tìm kiếm và lưu trữ thông tin ứng viên phù hợp, bạn đã có thể tạo ra một Talent pool hay nói cách khác là nguồn ứng viên tiềm năng để sử dụng khi doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí.