Các tiêu chí chọn giải pháp Intelligent Document Processing (IDP)

Intelligent Document Processing (IDP) đã trở thành công cụ không thể thiếu trong chiến lược chuyển đổi số của các doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, việc chọn một giải pháp IDP phù hợp không chỉ đơn giản dừng lại ở việc áp dụng công nghệ tiên tiến mà còn cần xem xét các tiêu chí quan trọng để đảm bảo hiệu quả tối đa. Dưới đây là những yếu tố mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi đầu tư vào giải pháp IDP.
1. Khả năng tích hợp với hệ thống hiện có

Một hệ thống IDP hiệu quả cần có khả năng tích hợp linh hoạt với các phần mềm và nền tảng mà doanh nghiệp đang sử dụng, chẳng hạn như ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), và DMS (Document Management System).

• Tích hợp liền mạch: Giải pháp IDP cần được thiết kế để tương thích với cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện có, giảm thiểu thời gian triển khai và đảm bảo tính liên tục trong quy trình làm việc.
• Ứng dụng thực tế: Chẳng hạn, một doanh nghiệp có thể tích hợp IDP với hệ thống DMS để tự động hóa việc lưu trữ, tìm kiếm và xử lý tài liệu, giúp tăng hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót.

Việc tích hợp này không chỉ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các công cụ hiện tại mà còn hỗ trợ triển khai các công nghệ tiên tiến như OCR RPA và retrieval-augmented generation (RAG), nâng cao hiệu quả quản lý và xử lý tài liệu.


1.2 Bảo mật và tuân thủ quy định

Dữ liệu luôn là tài sản quý giá của mọi doanh nghiệp, và bảo mật dữ liệu là một yếu tố không thể bỏ qua khi chọn giải pháp IDP.

• An toàn dữ liệu với AI local server: Một hệ thống IDP hiện đại cần sử dụng AI server để mã hóa dữ liệu và kiểm soát truy cập, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập vào tài liệu.
• Tuân thủ quy định pháp lý: IDP phải tuân thủ các quy định bảo mật dữ liệu như GDPR tại châu Âu hay HIPAA trong ngành y tế, nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp không vi phạm các tiêu chuẩn pháp lý quốc tế.

Ví dụ thực tế: Một ngân hàng sử dụng IDP kết hợp với công nghệ blockchain để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch tài liệu đều được lưu trữ minh bạch, không thể thay đổi, giúp tăng độ tin cậy và bảo mật dữ liệu.

1.3 Khả năng mở rộng

Doanh nghiệp ngày càng phát triển, và giải pháp IDP cần đáp ứng khả năng mở rộng linh hoạt để phục vụ các nhu cầu trong tương lai.

• Data augmentation hỗ trợ mở rộng: Công nghệ data augmentation giúp mở rộng tập dữ liệu và cải thiện hiệu quả nhận diện của AI. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có lượng tài liệu và dữ liệu tăng trưởng nhanh.
• Đáp ứng đa dạng quy mô: Một hệ thống IDP tốt phải đảm bảo rằng nó có thể mở rộng từ việc xử lý hàng trăm tài liệu mỗi ngày lên hàng chục nghìn tài liệu mà không làm giảm hiệu suất hoặc độ chính xác.

Ứng dụng thực tế: Trong lĩnh vực bán lẻ, IDP có thể mở rộng từ việc xử lý hóa đơn đơn lẻ đến việc quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng, từ vận đơn đến kiểm kê kho bãi.



1.4 Độ chính xác của công nghệ OCR và AI

Độ chính xác là yếu tố quyết định hiệu quả của hệ thống IDP. Một giải pháp có khả năng nhận diện ký tự quang học (OCR) và phân loại tài liệu chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong xử lý.

• Tỷ lệ chính xác cao: Các hệ thống OCR hiện đại đạt tỷ lệ chính xác trên 95% khi kết hợp với AI và RPA. Điều này giúp giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
• Học máy liên tục: Một hệ thống IDP cần khả năng tự học hỏi và cải thiện thông qua quá trình machine learning, giúp nâng cao hiệu suất nhận diện và xử lý tài liệu theo thời gian.

Ví dụ: Một công ty kế toán sử dụng IDP với OCR RPA để tự động hóa quá trình xử lý báo cáo tài chính, giúp giảm thời gian từ vài ngày xuống chỉ còn vài giờ, đồng thời đảm bảo độ chính xác gần như tuyệt đối.

Hơn thế nữa, việc cập nhật và đón đầu các xu hướng như retrieval-augmented generation (RAG), data augmentation, và tích hợp blockchain sẽ giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trong thời đại số hóa. Hãy cân nhắc các tiêu chí trên để đầu tư vào một hệ thống IDP toàn diện, đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả trong tương lai.